Gestión de negocio
Cuentas por cobrar: cómo dejar de perder el rastro de quién te debe
Las cuentas por cobrar son el dinero que ya facturaste pero todavía no te pagan. Para controlarlas necesitas tres datos por cada factura pendiente: cuánto es el total, cuánto te han abonado y cuántos días lleva sin pagarse. Sin esos tres, no estás cobrando: estás esperando.
Facturar no es cobrar
Emitiste la factura, el SRI la autorizó, el cliente recibió su comprobante. Todo correcto. Pero el dinero no está en tu cuenta. Esa factura es una promesa de pago, y las promesas hay que administrarlas.
El riesgo real de un negocio pequeño no es facturar poco: es facturar bien y no cobrar. Puedes tener un mes excelente en ventas y no tener efectivo para pagar a tus proveedores, porque todo lo que vendiste está a crédito y nadie lleva la cuenta.
Los tres datos que necesitas
1. El saldo, no el total
Una factura de $1.000 con un abono de $400 no es una deuda de $1.000 ni una factura cobrada: es un saldo de $600. Si tu control es una casilla de "pagado sí/no", los pagos parciales no tienen dónde vivir y terminan anotados en un cuaderno, o en la memoria de alguien.
2. La antigüedad
No es lo mismo que te deban $500 desde hace 5 días que desde hace 90. La antigüedad (los días transcurridos desde la emisión) es la que te dice a quién llamar primero. Una deuda vieja no mejora con el tiempo: empeora.
3. El total pendiente
La suma de todos los saldos. Es el número que responde "¿cuánto dinero mío está afuera?". Si no lo sabes de memoria ni lo puedes mirar en un lugar, no lo estás controlando.
Cada factura autorizada aparece en Cuentas por cobrar con su total, lo abonado, el saldo y los días que lleva pendiente. Registras un abono parcial y el saldo se actualiza solo. Cuando el saldo llega a cero, la factura se marca cobrada.
Ver el módulo de CobrosCómo empezar a controlarlas hoy
- Lista todas las facturas no cobradas. Aunque sea una vez, siéntate y arma la lista completa. Casi siempre aparecen sorpresas: facturas de hace meses que nadie recordaba.
- Ordénalas por antigüedad, no por monto. La más vieja es la que más riesgo tiene de no cobrarse nunca.
- Define un día fijo de cobranza. Un día a la semana para revisar la lista y llamar. La cobranza que no está agendada no ocurre.
- Registra los abonos apenas entran. Si esperas al fin de mes, ya se te olvidó cuál pago era de cuál factura.
Cuándo dejar de vender a crédito
Vender a crédito es una herramienta comercial válida: te ayuda a cerrar ventas que de otro modo no cerrarías. Pero deja de serlo cuando el cliente ya acumula deuda vieja y le sigues despachando. En ese punto ya no eres su proveedor: eres su banco, y sin cobrar intereses.
Una regla simple para negocios pequeños: antes de despachar un pedido nuevo, mira si ese cliente tiene saldo pendiente y de cuántos días. Si el dato está a un clic, la decisión toma dos segundos. Si hay que buscarlo, nadie lo va a mirar.